REGISTROS CONTÁBEIS - CONSIDERAÇÕES GERAIS

CUIDADOS COM RELAÇÃO AOS DOCUMENTOS

Os registros contábeis têm sua origem representada por documentos que devem ser cercados de cuidados para serem aceitos pela empresa e pelo Fisco.

Os documentos não devem apresentar nenhuma rasura e caso sofram algum acidente que dificulte a identificação de seu conteúdo eles deverão ser reconstituídos ou substituídos, na impossibilidade de reconstituição.

A data de emissão do documento, geralmente, determina a data do registro contábil, por isso devemos sempre verificar se este item do documento está correto.

Por exemplo, podemos ter um documento cuja data de emissão seja 30.04 e a data de entrega da mercadoria seja 31.05 (geralmente existe uma diferença entre a data de emissão da Nota Fiscal e a data de entrega das mercadorias, mas essa diferença não pode ser tão grande). Neste caso, devemos contatar os departamentos que solicitarem as mercadorias ou os serviços para conhecermos as datas corretas e, se for o caso, solicitar ao departamento fiscal as devidas correções.

CONTABILIZAÇÕES QUE EXIGEM ATENÇÃO ESPECIAL

Algumas contabilizações exigem uma atenção especial pelo fato de envolverem outros procedimentos que não o simples lançamento contábil, geralmente envolvem cálculos, rateios, retenções de tributos, etc.

Para facilitar as contabilizações, seguem alguns esclarecimentos sobre os fatos que ocorrem com maior freqüência:

a) Gastos com materiais ou serviços cuja utilização se estende por períodos maiores do que um mês

Existem gastos que a empresa realiza para serem consumidos ou utilizados ao longo de um determinado período. Esses gastos, mesmo sendo pagos, não podem ser debitados diretamente em contas de custo ou despesa.

Os mais comuns desses gastos são: a compra de grandes quantidades de materiais de escritório, de limpeza e dos materiais de estoque, os prêmios de seguro, as assinaturas de jornais e revistas, as despesas financeiras sobre contratos de financiamento, as comissões pagas antecipadamente e outras despesas antecipadas.

Na contabilização devem ser debitadas as contas de Estoques ou Despesas do Exercício Seguinte.

b) Compra de bens de pequeno valor

Na compra de bens com custo unitário não superior a R$ 326,62 a empresa poderá, por ocasião da aquisição, optar por registrá-los diretamente como despesa em vez de registrá-los no Ativo Permanente.

Para esse registro o valor unitário deve ser considerado em função da utilidade do bem, ou seja, só poderá ser considerado despesa o bem que por si só preste ou tenha condições de prestar utilidade à empresa.

Por exemplo: se a empresa comprar diversos tijolos cujo preço unitário deverá ser inferior a R$ 326,62, eles deverão ser registrados no Ativo Permanente, pois um único tijolo não presta a sua utilidade para a empresa.

Mas se a empresa adquirir uma calculadora por um preço inferior a R$ 326,62, poderá registrá-la diretamente em uma conta de despesa.

c) Estoques

No registro das compras de matérias-primas e/ou mercadorias deve-se observar as contas distintas para cada item e a apropriação dos impostos recuperáveis (ICMS/IPI) em contas específicas.

d) Compra de bens para o Ativo Permanente

Na compra de bens devem ser observadas as normas específicas para a contabilização dos impostos que vierem destacados na Nota Fiscal, assim como das despesas acessórias (fretes, armazenagem, etc.), que eventualmente deverão fazer parte do custo do bem.

e) Despesas com a importação de bens ou mercadorias

Os gastos com importação não poderão ser debitados diretamente em contas de despesa ou custo, pois as importações são registradas no Ativo Circulante (mercadorias) e no Permanente (bens) até a formação total de seu custo, o que ocorre geralmente na data do desembaraço alfandegário.

f) Compra de direitos de uso de linhas telefônicas

Nessas compras deve ser observado se estão sendo adquiridas também as ações das companhias telefônicas, uma vez que existem contas específicas para a contabilização das ações e dos direitos.

g) Despesas realizadas em imóveis de propriedade de terceiros

No registro destes gastos deve ser observado se eles são passíveis de ser considerados como benfeitorias, que deverão ser registradas no Ativo Permanente.

h) Gastos com implantação de novos projetos e despesas pré-operacionais

Esses gastos são realizados na organização, construção e implantação de novas instalações ou novos locais para o exercício das atividades da empresa e também quando a empresa estiver desenvolvendo ou implantando novos sistemas para o controle de suas atividades.

Para o registro desses fatos a contabilidade possui um grupo de contas no Ativo Diferido.

As empresas costumam estabelecer regras especiais para o controle desses projetos, pois eles geralmente têm um custo alto e um prazo relativamente longo para a implantação.

i) Custos e despesas apropriadas

Nos finais de mês e especialmente no final do exercício (dezembro), geralmente ocorre o registro de gastos cuja fatura inclui valores pertencentes a outro mês ou exercício, que são nesse caso separados pelo departamento de contabilidade para registro nos períodos apropriados, permitindo a correta apuração do resultado de cada período.

j) Valores decorrentes de contratos

O setor de Contas a Pagar deve verificar a exatidão dos valores a serem provisionados (principal e encargos) ou pagos em razão de disposições contratuais e também cuidar para que a empresa cumpra as obrigações financeiras nos prazos contratados.

Observamos que relacionamos acima os casos mais comuns que podem ocorrer nas empresas, pois existem inúmeras situações na contabilidade que exigem atenção especial do profissional que atua na área.